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- En général, lorsqu’il s’agit d’un dossier qui concerne l’Administration publique, une lettre exposant brièvement le cas et demandant des informations est d’abord envoyée à l’instance concernée.

- Après un délai de deux semaines, si aucune réponse ne parvient à l’Office, une deuxième lettre de rappel est expédiée. Ces lettres tendent à vérifier la véracité des faits dénoncés donnant ainsi à l’administration ou au fonctionnaire responsable l’opportunité de connaître la nature du litige et, s’il y a lieu, de reconnaître la responsabilité de son service dans l’affaire et d’apporter une solution ou des correctifs qui s’imposent ou, au contraire, de rejeter les prétentions du plaignant. - Si après ces deux premiers courriers aucun renseignement sur le dossier n’est reçu, l’OPC essaie de rencontrer personnellement le responsable de l’organisme visé au niveau hiérarchique supérieur pour essayer de discuter plus à fond du problème.

- Et en dernier recours le protecteur rend visite au titulaire de l’instance sous examen.

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